Hemos hablado de sobre la administración y las teorías administrativas, entre ellas la teoría de la administración clásica de Fayol que introduce las fases de administración. Pero ahora vamos a abordar puntualmente qué es el proceso administrativo que típicamente se aplica en las empresas.
Definiciones del proceso administrativo según autores
Diferentes autores, diferentes definiciones sobre qué es el proceso administrativo. Cada uno desde diferentes ángulos, sin tomar en cuenta que el concepto como la administración misma han tenido una evolución a lo largo del tiempo.
| Autor | Definición |
| Joseph Massie | Es el proceso por el cual un grupo cooperativo dirige la acción hacia objetivos comunes |
| Henry Fayol | Es prever, planificar, organizar, mandar, coordinar y controlar las actividades de los demás |
| Idalberto Chiavenato | Proceso para hacer énfasis en que los administradores, sin importar sus niveles y funciones se comprometan continuamente en actividades interrelacionadas como planear, organizar, dirigir y controlar, para alcanzar los objetivos deseados. |
| George R. Terry | Es un proceso distinto que consiste en planificar, organizar, actuar y controlar; utilizando en cada uno de ellos tanto las ciencias como las artes, y que se sigue con el fin de lograr un objetivo predeterminado. |
| López, M. Conceptos básicos de Teoría Administrativa para la enseñanza | Una serie de pasos o etapas por medio de las cuales el administrador diseña planes, escoge el curso de acción más favorable a los intereses de la empresa y desarrolla acciones según las normas en pos de lograr los objetivos propuestos. |
| Bernal, Cesar A., Proceso Administrativo para las organizaciones del siglo XXI | El proceso administrativo comprende el conocimiento, las herramientas y las técnicas del que hacer administrativo y hace referencia a los procesos de: Planeación, organización, dirección y control. |
¿Qué es el proceso administrativo en una empresa?
Hay que diferenciar qué es el proceso administrativo de los roles o habilidades de los gerentes puesto que el proceso es un concepto mucho más amplio.
La gestión es un proceso que reúne recursos humanos y materiales limitados y motiva a las personas a lograr objetivos organizacionales comunes. No se trata de un acto puntual, sino de una promoción continua de acciones complementarias.
La importancia del proceso administrativo radica en que es es un sistema bien definido para establecer metas, planificar y monitorear la implementación de cualquier acción. Es un conjunto de actividades o funciones interrelacionadas que se requieren para lograr las metas organizacionales deseadas.
¿Cuáles son las fases del proceso administrativo?
Se identifican los siguientes componentes como las cuatro fases del proceso de gestión:
- Planeación
- Organización
- Dirección
- Control
A continuación, vamos a desglosar los conceptos de cada una de las cuatro etapas del proceso administrativo de acuerdo con las definiciones de varios autores y una conclusión sobre cada una de estas.
Planeación
| Autor | Definición |
| George Robert Terry | Es la selección y relación de hechos, así como la formulación de suposiciones, respecto del futuro en la visión y formulación de las actividades propuestas que se crean necesarias para alcanzar los resultados. |
| David R. Hampton | Es reflexionar sobre la naturaleza fundamental de la organización y decidir como situarla o posicionarla en el ambiente; determinar objetivo de corto plazo; definir métodos de realización. |
| Goldstein | La planeación es el proceso por el cual la dirección (CEO) o staff directo de una organización prevé el futuro y desarrolla los procedimientos de las operaciones necesarias para alcanzarlo (el futuro). |
Como podemos ver partiendo de las anteriores definiciones, la planeación es proyectar acciones hacia el futuro que puede ser a mediano o a corto plazo.
La planeación consiste en la selección de misiones y objetivos, y de la preparación de acciones para lograrlos.
El documento base en esta fase entonces son los planes. A esto Koontz, Weihrich y Canicce indican que:
En otro post ampliaremos sobre los tipos de planes.
Organización
| Autor | Definición |
| Agustín Reyes Ponce | Es la estructura de las relaciones que se deben existir entre funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. |
| Sergio Hernández y Rodríguez | Fase del proceso administrativo en la que se aplican las técnicas administrativas para estructurar una empresa u organización social, definiendo las funciones por áreas sustantivas, departamentos y puesto, estableciendo la autoridad en materia de toma de decisiones y la responsabilidad de los miembros que ocupan dichas unidades, así como las líneas de comunicación formal para facilitar la comunicación y cooperación de los equipos de trabajos, con la finalidad de alcanzar los objetivos y estrategias. |
La organización es la separación de responsabilidades y con ello se crea una estructura que asegure el desarrollo de todas las tareas que se deben cumplir para lograr los objetivos y metas organizacionales, así como los roles o tareas para alcanzar los objetivos organizacionales, así como los roles o tareas que debe realizar cada empleado de la organización.
A esto se le llama estructura y diseño de la organización.
Dirección
| Autor | Definición |
| Harold Koontz | Dirigir es influir en los individuos para que contribuyan a favor del comportamiento de las metas organizacionales y grupales. Incluyendo el liderazgo y comunicación. |
| Henry Fayol | Es el arte de manejar a las personas. Hacer funcionar el cuerpo social constituido. Conocer los recursos de la empresa. Inspeccionar periódicamente al cuerpo social. |
Este paso se refiere a la implementación o ejecución.
Después de la planificación (definición de objetivos y evaluación de los recursos disponibles) y la organización (distribución de responsabilidades), es necesario gestionar.
Y por tanto el objetivo de esta fase de dirección es asegurar que las personas que integran el negocio realicen las tareas necesarias para alcanzar los objetivos predeterminados.
Control
| Autor | Definición |
| James A. F. Stoner | Proceso que garantiza que las actividades reales se ajusten a las actividades planeadas |
| Agustín Reyes Ponce | Establecimiento de sistema que permiten medir resultados actuales y pasados en relación con los esperados, con el fin de saber si se han obtenido los que se esperaban, corregir, mejorar y formular planes. |
El control o monitoreo es el proceso de medir y ajustar los resultados para garantizar que los objetivos y planes de la empresa se puedan lograr.
El gerente llevará acabo diferentes tipos de control a toda la empresa o a una parte de ella por medio de actividades de control generales. Sin embargo, puede realizar apoyándose en diferentes tipos de profesionales controles más específicos como las auditorías o controles en áreas claves como las mediciones de productividad.
Conclusiones
Todo gerente debe procurar la correcta administración de la empresa y para ello debe llevar a cabo el desarrollo de las distintas etapas del proceso administrativo, evaluar y analizar los resultados obtenidos como un todo o en cada una de las unidades operativas a fin de corregir las actividades necesarias como parte del proceso.
El propósito final de las funciones de administración es alcanzar las metas y objetivos estratégicos establecidos por la empresa, por ello el proceso debe verse como un conjunto de actividades o pasos sucesivos e interrelacionados entre sí que involucra a todas las personas de la organización.
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