La eficiencia organizacional es un término que se ha convertido en un mantra para los líderes empresariales, expertos en la industria e innovadores. Pero, ¿qué significa realmente y cómo puede impactar en la práctica? Quédate leyendo este post para saber cómo se crea una organización eficiente y los beneficios que puede aportar.
¿Qué es la Eficiencia Organizacional?
La eficiencia organizacional es un concepto que se refiere a la capacidad de una organización para alcanzar sus objetivos utilizando la menor cantidad de recursos posibles. Es un indicador de cómo una organización puede convertir sus insumos (como mano de obra, materiales y capital) en salidas (productos o servicios). En otras palabras, se trata de hacer más con menos, de maximizar la productividad y minimizar el desperdicio.
¿Cómo se crea una organización eficiente?
La eficiencia organizacional no es un concepto abstracto, sino una estrategia tangible que puede implementarse para mejorar los resultados.
Crear una organización eficiente no es una tarea sencilla y no existe una receta única para lograrlo. Sin embargo, hay algunas características clave que se han identificado en las organizaciones eficientes.
En primer lugar, las organizaciones eficientes se centran en los procesos clave que proporcionan a sus clientes un producto o servicio. Esto significa que todas las funciones de la organización deben trabajar bien en conjunto, y su principal interés debe centrarse en aquellos elementos de la empresa que hacen la mayor contribución a su éxito.
Además, las organizaciones eficientes profesan una filosofía basada en el cliente, que incluye prestar atención a los factores organizacionales y estratégicos, además de los relacionados con el entorno y con la fuerza laboral. Esto implica identificar cuáles son los factores más importantes para sus clientes, enfocarse en ellos y mejorar sus procesos para ofrecer el producto o servicio con la más alta calidad posible.
Otro aspecto clave para crear una organización eficiente es el desarrollo de un sistema de administración de la calidad. Este sistema debe garantizar la conformidad de cada producto con los estándares establecidos y debe implementar un plan de acción correctiva que exija un análisis de la causa raíz del problema y la toma de medidas correctivas para cada situación de no conformidad con los estándares.
Finalmente, la creación de una organización eficiente exige que se comprenda qué es lo que la hace funcionar. Esto implica tener una comprensión clara de la estructura organizacional, que incluye políticas, procedimientos y procesos, y cómo estos se integran para dar lugar a estrategias de negocio, mediciones del desempeño organizacional y métodos para la resolución de problemas.
Ejemplos de eficiencia organizacional
Acá te comparto dos ejemplos de eficiencia organizacional en dos empresas distintas:
El primer ejemplo es la empresa Homer Laughlin China Co., que enfrentó la competencia de las importaciones extranjeras y tuvo que decidir si cerrar o mejorar su eficiencia. Invirtieron $500,000 en nueva maquinaria y reconfiguraron los procesos de fabricación, reduciendo el tiempo de producción de cinco días a uno, disminuyendo el inventario en un 75% y los costos en un 15%.
Ahora ofrecen artículos únicos y personalizados y se centran en las demandas de los clientes. La mejora de la eficiencia de la empresa les ha permitido planificar para la próxima generación.
Otro ejemplo es el gigante del deporte Nike, que ha utilizado la eficiencia como método para aumentar su valor. Crearon su mecanismo de «carril exprés» para reducir el tiempo entre el diseño y la disponibilidad de un producto en los estantes, de unos meses a solo unas pocas semanas. Desarrollaron una «instalación de rebote» para aceptar devoluciones de productos y redistribuirlos rápidamente a los estantes. En el caso de Nike, la optimización de los procesos de diseño y distribución creó una mayor eficiencia y velocidad, lo que le dio a Nike una ventaja competitiva y sentó las bases para un mejor rendimiento operativo y financiero.
Tipos de eficiencia
Para mejorar la eficiencia, es útil examinarla desde diferentes ángulos. Podemos considerar cuatro tipos principales: eficiencia de gestión, eficiencia de la fuerza laboral, eficiencia de producción y eficiencia de comunicación.
Eficiencia de gestión
Implica el compromiso de todos, desde los ejecutivos hasta la primera línea, para aumentar la eficiencia. Con este compromiso, es posible lograr agilidad organizativa y eficiencia en todo, desde la estructura organizativa hasta la toma de decisiones y la gestión del cambio.
La eficiencia de la fuerza laboral
La eficiencia de la fuerza laboral puede verse en equipos multifuncionales, que pueden desarrollar estrategias bien informadas que aborden todos los elementos del negocio, basadas en las necesidades y perspectivas únicas de cada grupo. Estos equipos también ayudan a maximizar los esfuerzos de la fuerza laboral al eliminar redundancias que ocurren cuando los departamentos no se comunican.
La eficiencia de producción
Se refiere a mejorar los procesos de manera que permitan a una organización producir más utilizando los mismos recursos, o en algunos casos, utilizando menos. Nike es un ejemplo perfecto de cómo la eficiencia de producción puede mejorar los procesos.
La eficiencia de comunicación
Por último, la eficiencia de comunicación es esencial para lograr el alineamiento y garantizar la adopción de sus programas principales. La comunicación eficiente se basa en las demografías de los empleados, la antigüedad y los roles. Cuando su mensaje es personalizado y segmentado, permite una experiencia única para el empleado. Un mensaje eficiente proporciona una dirección clara sobre cómo los empleados pueden tomar medidas y empodera la toma de decisiones en toda la organización.
Mejora de procesos y reestructuración organizacional
A medida que los equipos y departamentos evolucionan, puede llegar un punto en el que los objetivos y recursos organizativos necesiten realinearse con el personal existente o anticipado. En los mejores casos, una reorganización ocurre de manera objetiva basada en las necesidades y objetivos de la organización.
Un consultor puede desempeñar un papel en este proceso, observando objetivamente y haciendo recomendaciones sobre la estructura de personal óptima para cumplir con los objetivos y recursos de la organización.
Además, debido a la tecnología y al cambio institucional, las prácticas laborales están en constante cambio y los líderes deben asegurarse de que estamos utilizando los sistemas y las personas dentro de nuestras organizaciones de manera efectiva.
Los esfuerzos de mejora de procesos varían ampliamente y pueden incluir la reducción del tiempo necesario para realizar ciertas funciones, la reducción de costos o la mejora de la calidad de un servicio.
Gestión del cambio
La gestión exitosa del cambio equilibra a las personas y los procesos. Un consultor de gestión del cambio puede ayudar a crear planes bien diseñados y realidades sostenibles. Su papel podría incluir el coaching y la orientación de un líder en varios aspectos de la institución de un cambio, analizando las razones del cambio, asegurándose de que el cambio es necesario y beneficioso, y planificando la implementación del cambio.
¿Qué beneficios produce crear una organización eficiente?
La eficiencia organizacional no solo beneficia a la empresa, sino también a los empleados. Según Bain & Company, mejorar la efectividad organizativa a través de la eficiencia organizativa tiene numerosos beneficios.
Cuando encuestaron a las empresas, encontraron que aquellas que habían implementado eficiencias organizativas eran cuatro veces y media más propensas a informar una mejor experiencia del cliente y cuatro veces más propensas a decir que sus esfuerzos de costos permitieron el crecimiento, en lugar de obstaculizarlo.
Además, la eficiencia hace una diferencia no solo para el negocio, sino también para el compromiso de los empleados. Al apuntar a «hacer lo mismo con menos», las organizaciones deben comprender los diversos tipos de eficiencia para que puedan seleccionar métodos apropiados, incluidos aquellos que influyen en las ideas de compromiso de los empleados. Estos no solo mejoran los resultados del negocio, sino que también mejoran la experiencia del empleado.
Conclusión
En resumen, la eficiencia organizacional es un concepto crucial en el mundo empresarial moderno. No solo puede ayudar a las organizaciones a maximizar su productividad y minimizar el desperdicio, sino que también puede tener un impacto positivo en la satisfacción del cliente y en la cultura de la organización.
Sin embargo, crear una organización eficiente requiere un enfoque estratégico y un compromiso con la mejora continua. Con el enfoque correcto, las organizaciones pueden aprovechar los beneficios de la eficiencia organizacional para lograr un éxito duradero.
Fuentes utilizadas para este artículo:
- Summers, D. C. S. (2006). Administración de la calidad. México: Pearson Educación.
- University of Washington. (s.f.). Organizational efficiency. Recuperado de https://hr.uw.edu/pod/organizational-excellence-and development/organizations/organizational-efficiency/
Profesional y consultor de negocios en marketing, administración, finanzas y contabilidad. Mi objetivo es compartir conocimientos sobre la administración de empresas.
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