El enfoque sistémico de la administración o teoría general de sistemas desde su aparición ha planteado un nuevo paradigma en la forma de cómo se concibe la administración de empresas.
En esta ocasión abordaremos algunos modelos sobre cómo la teoría de sistemas se puede aplicar en la administración.
Pero ¿dónde empezó todo esto de la teoría general de sistemas?
Origen de la Teoría General de Sistemas (TGS)
Como nos menciona Sergio Hernández y Rodríguez:
Desde la época de Descartes, el «método científico» había evolucionado bajo la influencia de dos enfoques interrelacionados: El sistema se puede dividir a componentes individuales para analizarse por separado, pero también en componentes que se encuentran linealmente ubicados para describir el sistema completo.
Pero el biólogo austriaco Ludwig von Bertalanffy en 1928 propuso la Teoría de Sistemas Generales y en ella Bertalanffy propuso que ambas suposiciones estaban equivocadas. Por el contrario, un sistema se caracteriza por las interacciones de sus componentes y la no linealidad de esas interacciones.
Hernández, nos indica de nuevo:
Enfoque sistémico de la administración
A pesar de la larga historia del pensamiento organísmico y holístico del enfoque sistémico, la utilización del enfoque de sistemas no se convirtió en el modelo aceptado por los escritores de organización y gestión hasta mucho después.
Es difícil especificar el punto de inflexión con exactitud. El impulso del pensamiento sistémico fue identificado por Scott en 1961 cuando describió la relación entre la teoría general de sistemas y la teoría de la organización.
Fue en ese momento que ya se comenzó a definir un enfoque sistémico de la administración.
“En 1954, Kenneth Boulding escribió un artículo que tituló La teoría general de sistemas y la estructura científica.”
Definición de la Teoría General de Sistemas según autores
| Autor | Definición |
| Ludwig von Bertalanffy | Es el sistema que nos permite comprender plenamente el fenómeno en su totalidad donde tenemos que observarlo también desde un nivel superior: una perspectiva holística. |
| Fritjof Capra, 1997. La red de la vida. | La teoría general de sistemas es una teoría interdisciplinaria sobre cada sistema en la naturaleza, en la sociedad y en muchos dominios científicos, así como un marco con el que podemos investigar los fenómenos desde un enfoque holístico. |
| Thomas Kuhn | Con esta teoría conocer una parte de un sistema nos permite saber algo sobre otra parte. El contenido de información de una «pieza de información» es proporcional a la cantidad de información que se puede inferir de la información. |
| Kenneth E. Boulding, 1956. General Systems Theory—The Skeleton of Science | Teoría General de Sistemas es un nombre que se ha utilizado para describir un nivel de construcción de modelos teóricos que se encuentra en algún lugar entre las construcciones altamente generalizadas de las matemáticas puras y las teorías específicas de las disciplinas especializadas. |
¿Qué es un sistema?
| Autor | Definición |
| Ludwig von Bertalanffy | El sistema es como un todo organizado o complejo, un conjunto o combinación de cosas o de partes que constituyen una totalidad intrincada o unitaria. |
| George Braziller, General System Theory. Foundations, Development, Applications | Es un todo organizado, compuesto por dos o más partes, componentes o subsistemas y delineado por los límites identificables de su ambiente o suprasistema. |
| Sergio Hernández y Rodríguez | Conjunto de elementos íntimamente relacionados para un fi n determinado, o combinación de cosas o partes que forman un conjunto unitario y complejo. |
| Senge, P., La quinta disciplina | Un sistema es una totalidad percibida cuyos elementos se aglomeran porque se afecta recíprocamente a lo largo del tiempo y operan con un propósito común. |
Boulding, por su parte nos indicaba que los sistemas obedecían a una jerarquía o clasificación:
- Primer nivel. Estructuración “estática”.
- Segundo nivel. De “relojería” o mecánico.
- Tercer nivel. Cibernético o de equilibrio.
- Cuarto nivel. Estructura de autorreproducción.
- Quinto nivel. Genético asociativo.
- Sexto nivel. Mundo animal.
- Séptimo nivel. Humano.
Clasificación de los sistemas de acuerdo con sus características
Por sus características los sistemas se clasifican de la siguiente forma:
- El grado de interacción con otros sistemas: abiertos, semiabiertos, semicerrados y cerrados. Según el nivel de influjos o influencias son sistemas abiertos o cerrados, si recibe poco es cerrado, pero en cambio si recibe muchas es abierto. Aunque se debe destacar que no existen sistemas totalmente cerrados.
- Su composición material y objetiva: abstractos y concretos. El sistema abstracto es aquel en el que todos sus elementos son conceptos, y el sistema concreto es cuando al menos dos de sus elementos son objetos.
- Su capacidad de respuesta: activos, pasivos y reactivos. Los reactivos son los que reaccionan a estímulos de otros.
- Su movilidad interna: estáticos, dinámicos, homeostáticos y probabilísticos. Homeostasis significa equilibrio se autocorrige, se autorregula, el dinamismo en todo sistema es hasta un límite porque si no ocasionaría un caos.
- Su grado de dependencia: independientes e interdependientes. Este es el grado de dependencia que tienen respecto de otros o del medio ambiente.
- La predeterminación de su funcionamiento: determinísticos y dependientes. En los probabilísticos existe incertidumbre sobre su futuro, y los determinísticos se caracterizan por que se predice con toda certeza
La empresa como un sistema
Un sistema para su funcionamiento debe de contar con al menos cuatro elementos básicos para su buen funcionamiento:
- Entradas o suministros: proporcionan al sistema los recursos que necesita para llevar a cabo su misión. Las entradas son todos los suministros del sistema y la unidad de acceso es donde se reciben las entradas.
- Procesamiento: consiste en transformar los datos de entrada, desde su organización hasta su transformación según la finalidad del sistema. Este proceso incluye los siguientes subsistemas: unidad de control o subsistema de control. Donde la toma de decisiones dentro del sistema es fundamental para lograr un objetivo predeterminado.
- Salida o producto: es el resultado del proceso. Los productos son los bienes materiales o intangibles producidos por el sistema.
- Retroalimentación: es la respuesta de los sistemas que recibieron como entrada el resultado del funcionamiento del sistema anterior o la respuesta del exterior. Es la reacción del medio ambiente lo que permite a la empresa estar a la altura de la adopción de sus productos.
La empresa bajo el enfoque de un pensamiento sistémico de la administración de acuerdo con los cuatro elementos anteriormente descritos se muestra en el siguiente gráfico:
Ejemplos de la Teoría General de Sistemas en la empresa
A continuación, se presentan tres ejemplos concretos de cómo se utiliza la TGS en la administración:
Gestión de cadena de suministros: La TGS se aplica en la gestión de cadena de suministros para entender y optimizar los procesos interconectados que intervienen en la producción y distribución de bienes y servicios. Se utilizan técnicas de modelado y simulación para identificar cuellos de botella y otros problemas en la cadena de suministros, y se utilizan herramientas como el análisis de sistemas dinámicos para prever cómo ciertos cambios en la cadena de suministros pueden afectar a toda la organización.
Gestión de proyectos: En la gestión de proyectos, la TGS se utiliza para entender la complejidad de los proyectos y coordinar todas las partes interconectadas para alcanzar los objetivos del proyecto. Se aplican técnicas de análisis de sistemas para identificar las relaciones entre los distintos componentes del proyecto y se utilizan herramientas como los diagramas de flujo y los mapas de procesos para visualizar el proyecto y sus partes. Además, se utilizan técnicas de simulación para prever cómo los cambios en el proyecto pueden afectar a su resultado final.
Gestión de recursos humanos: En la gestión de recursos humanos, la TGS se aplica para entender cómo los individuos y los equipos interactúan y se relacionan entre sí, y cómo esto afecta a la organización en su conjunto. Se utilizan herramientas como los diagramas de flujo para visualizar los procesos de reclutamiento, selección y formación de empleados, y se aplican técnicas de análisis de sistemas para entender cómo los cambios en estos procesos pueden afectar al rendimiento de la organización.
Modelo de Kast y Rosenzweig
Este modelo es uno de los proyectos de sistemas más exitosos en cuanto a organización y administración, fue creado a principios de la década de 1970 por Kast y Rosenzweig (1973). Enfoca a las organizaciones como sistemas abiertos.
Los autores parten de la idea de que cada organización es un subsistema del sistema social, que constituye su entorno, por lo que es necesario comprender las relaciones de una organización con su contexto, del cual depende su supervivencia.
Para Kast y Rosenzweig, el entorno está fuera de los límites de una organización al ser un sistema abierto. Este se puede dividir en un entorno social o genérico, que también afecta a todas las organizaciones y al entorno o medio ambiente específico que afecta directamente a la empresa en particular.
El primero se refiere a la cultura, la tecnología, la educación, el sistema político, el marco legal, la dotación de recursos naturales, la demografía, la sociedad y la economía.
Su contraparte, el entorno específico o de actividad, se especifica como fuerzas relevantes para los procesos de toma de decisiones y transformación de las organizaciones individuales.
El entorno empresarial es diferente y único para cada organización. Su distinción con el entorno social no siempre es clara, ya que a menudo tienen ciertos elementos en común.
Como hemos visto este tema da para mucho y en futuras entregas vamos a hablar de otros modelos o aplicaciones de la Teoría General de Sistemas (TGS).
Conclusiones
Como he visto de acuerdo con la TGS el éxito organizacional depende de la interacción e interdependencia entre los subsistemas, la sinergia entre los subsistemas y la interacción entre los componentes internos de la organización empresarial (sistema cerrado) y los componentes externos (sistema interno).
La Teoría de Sistemas Generales, al analizar el conjunto y las interacciones internas, así como las interacciones externas con su entorno, es ahora una poderosa herramienta para explicar los fenómenos que ocurren en la realidad de la empresa.
De ahí la importancia para el administrador considerar estas diversas interrelaciones en las etapas del proceso administrativo (planeación, organización, dirección y control) y las dinámicas del entorno en que se desenvuelve la empresa.
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