Un sistema de información gerencial juega un papel vital para las empresas que buscan desarrollar sus negocios soportándose en el uso de las tecnologías de la información (TI) a fin crear prácticas comerciales más eficientes.
A medida que surgen nuevas tecnologías los negocios tienen la oportunidad de contar con herramientas que permiten al administrador de empresas recabar información para planificar y gestionar mejor la toma de decisiones.
La información es poder, Hobbes en El Leviatán y la información es conocimiento… Frase atribuida a Francis Bacon.
Antecedentes de los sistemas de información
La tecnología MIS (management information system, por sus siglas en inglés y SIG por sus siglas en español) tiene una larga historia.
El primer sistema importante se creó en la década de 1940 para la Marina estadounidense. Era un sistema operativo que era más que una simple recopilación de datos; apoyaba los procesos, asegurando que el sistema proporcionaba información para ayudar a planificar y coordinar el funcionamiento de los buques.
El MIS se desarrolló a medida que se informatizaron las funciones contables más importantes. Cuando surgieron las primeras computadoras después de la Segunda Guerra Mundial, los sistemas de tarjetas perforadas se usaban tanto como su interfaz (alimentándoles de datos y programas) como como su salida (las computadoras cortaban tarjetas y otras máquinas impresas a partir de ellas).
Es de tener en cuenta que los sistemas de información fueron evolucionando y se incorporaron como un área o subdisciplina de las ciencias de la computación con el objeto de lograr entender y racionalizar la administración de la tecnología dentro de las organizaciones empresariales alcanzando un desarrollo notable en los años 90, con la aparición de la World Wide Web que permitió una mayor integración de los sistemas.
Definición de sistema de información gerencial
Kenneth C. Laudon y Jane P. Laudon, definen a los sistemas de información como:
¿Para qué sirve un sistema de información gerencial?
Un MIS viene a ser un conjunto de sistemas y procedimientos que recogen datos de diversas fuentes, los compilan y los presentan en un formato legible en una gran base de datos computarizada que se organiza y programa de tal forma que sirva para proveer informes específicos con antecedentes, datos actuales, tendencias y muchos datos relevantes.
Esa información para los gerentes es una forma de retroalimentación que les proporciona una visión global de toda la información que necesitan para tomar decisiones que van desde las minucias diarias hasta la estrategia de alto nivel.
Según Business Review, un SIG completo en forma de «plan de sistema empresarial» puede denominarse como una «herramienta de estrategia empresarial».
Sin embargo, a medida que las empresas pasan de los procesos de gestión en papel a los informatizados, «el control general de estos planes está pasando de la función financiera, que históricamente era el punto de entrada, para estos sistemas».
Importancia de un sistema de información de gestión
Los sistemas de información gerencial son la herramienta informática preferida por los directivos porque les ayuda a garantizar la consistencia y coherencia de la información que necesitan para tomar decisiones y utilizarla para mejorar el rendimiento de su empresa.
Además, la implantación de estos sistemas garantiza que, desde el principio, se identifiquen y comprendan los procesos clave. Esta es la mejor manera de evitar dificultades más adelante.
Funciones de un sistema de información
Son tres las actividades de un sistema de información que producen la información que necesita la organización para tomar decisiones, controlar las operaciones, analizar los problemas y crear nuevos productos y servicios. Estas actividades son:
- Las de alimentación o insumos, es decir, la adquisición o recogida de datos primarios dentro de la institución o su entorno para su tratamiento en un sistema de información.
- El procesamiento, que viene a ser la conversión de la entrada en una forma más comprimible para los seres humanos (a algo más significativo).
- El resultado o salida, transfiere la información procesada a las personas o actividades en las que se va a utilizar.
Los sistemas de información también requieren retroalimentación, que es el producto que se devuelve a los miembros apropiados de la institución para ayudarles a evaluar o corregir la fase de entrada.
En este punto te recomiendo leer el post sobre la teoría general de sistemas donde se estudio a la empresa como un sistema.
¿Cómo funciona un sistema de información de gestión?
Los MIS constan de una serie de subsistemas. Los datos recogidos de diversas fuentes se introducen en una de las tres áreas principales: un «servidor fuente» (donde se guardan y analizan los datos), un «codificador» (que analiza los datos y los almacena en un formato de registro que puede utilizarse para un análisis posterior) y un «decodificador» (que crea informes y otras visualizaciones basadas en la información almacenada en el decodificador).
El software elegido para muchos sistemas MIS está basado en la web, por lo que se puede acceder a él desde prácticamente cualquier ordenador, dispositivo móvil o tableta. Algunas herramientas populares son Salesforce, Marketo y Hubspot.
Una de las ventajas de utilizar un MIS es el grado de personalización disponible para los usuarios.
A continuación, vemos un esquema de cómo los sistemas de procesamiento de transacciones se relacionan con el SIG:
Tipos de sistemas de información
Los SIG pueden clasificarse de la siguiente manera:
- Los sistemas de información de banco de datos se refieren a la creación de una base de datos mediante la clasificación y el almacenamiento de datos que pueden ser potencialmente útiles para el responsable de la toma de decisiones. La información que proporciona el banco de datos es meramente sugerente. El responsable de la toma de decisiones tiene que determinar contextualmente las relaciones de causa y efecto. Los diseños de SIG basados en el sistema de información del banco de datos son más adecuados para las decisiones no estructuradas.
- Los sistemas de información predictiva proporcionan fuentes y datos junto con predicciones e inferencias. El responsable de la toma de decisiones también puede preguntarse «¿qué pasaría si se tomara una determinada acción?» y si las suposiciones subyacentes son ciertas. Este tipo de SIG es útil para las decisiones semiestructuradas.
- Los sistemas de información para la toma de decisiones proporcionan asesoramiento experto al responsable de la toma de decisiones, ya sea en forma de un único curso de acción recomendado o como criterios de elección, dado el sistema de valores que prevalece en la organización. El responsable de la toma de decisiones sólo tiene que aprobar, desaprobar o modificar la recomendación. Los sistemas de información para la toma de decisiones son adecuados para las decisiones estructuradas. La investigación de operaciones y los estudios de rentabilidad son ejemplos de sistemas de información para la toma de decisiones.
Ejemplos de aplicación en la información gerencial
Los MIS son generalmente un departamento dentro de las empresas que apoya a otros departamentos con sus necesidades de información digital. Esta importante función proporciona información a otros departamentos como contabilidad, marketing, recursos humanos y operaciones.
Función contable
El SIG tiene muchas responsabilidades para la función contable. El procesamiento de las nóminas y la elaboración de informes, así como la contabilidad fiscal, son funciones importantes para el departamento de MIS.
Función de Recursos Humanos
Recursos Humanos depende en gran medida del sistema. Toda la información sobre los beneficios, la administración de salario y las revisiones de desempeño, recaen en la información proporcionada por el MIS para su implementación y seguimiento.
Función de marketing
Su función de marketing depende de MIS para muchas de sus actividades más importantes. La información de análisis de ventas y productos es requerida y generada diariamente por el sistema.
Funciones operativas
Quizá ningún otro departamento dependa más del SIG que el de operaciones. La información sobre ventas y beneficios debe recibirse al menos diariamente para que su empresa funcione correctamente. Las decisiones de personal, incluyendo la asignación de horarios, se basan en los informes generados a través de su departamento de MIS.
Cuanta en los comentarios que otras funciones conoces del sistema de información gerencial y no olvides compartir.
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