Nos vamos a introducir en una de las ramas de la gestión en las organizaciones que permite la innovación y la mejora conociendo qué es la administración de proyectos.
¿Qué es un proyecto?
En primer lugar, debe tenerse muy claro que un proyecto reúne dos características: la temporalidad y la unidad.
Con la temporalidad queremos decir que los proyectos duran un tiempo y siempre finalizan, y por ende poseen un alcance y una asignación de recursos. No hay que confundir con la operación que es un ciclo permanente.
Respecto a la unidad queremos decir que cada proyecto tiene un carácter único y temporal. Esto refuerza la idea de que no hablamos de una operación de rutina, sino un que da un resultado que no se repite.
Teniendo en cuenta estas características podemos decir que:
¿Qué es la administración de proyectos?
En consecuencia, a la definición anterior podemos responder a la pregunta sobre qué es la gestión de proyectos:
Es la aplicación de conocimientos, técnicas, habilidades y herramientas a las actividades del proyecto par cumplir los requisitos de este, es decir alcanzar el éxito en lo propuesto.
Elementos de la administración de proyectos
Todo proyecto, sea cual sea de que se trate debe tener como mínimo los siguientes componentes:
- Objetivo: Definir qué es lo que se quiere lograr.
- Plazo: Debe contar con una línea del tiempo que estipule cuándo empezará y terminará.
- Presupuesto: Se debe asignar una partida presupuestaria para todas las fases del proyecto.
- Partes interesadas: Tener bien definido a quienes les interesa el proyecto y/o área beneficiada con el éxito de este.
- Gerente del proyecto: Designar quién asegura que el proyecto se complete. Se le puede designar con diferentes nombres: gestor, director, administrador o líder de proyecto.
Al introducir prácticas o lo que de le da por llamar mejores prácticas de gestión de proyectos hay más elementos a considerar como, por ejemplo:
- Requisitos: Esla definición de requisitos obligatorios y el alcance. Se suele hacer al mismo tiempo que el establecimiento del objetivo del proyecto.
- Organización, roles y sistemas: A parte del gerente o líder del proyecto hay que definir quiénes serán los integrantes del equipo junto con sus roles y recursos bien informados.
- Estándares de calidad: Deben definirse ante la probabilidad de problemas o reveses los estándares de revisión para medir la calidad en cada fase del proceso.
- Seguimiento: Relacionado al punto anterior se debe realizar informes de seguimiento y reuniones para detectar problemas a tiempo.
- Acciones correctivas: Alhilo del seguimiento debe existir decisiones sobre acciones correctivas para que el proyecto se mantenga en el plan definido.
- Autorización y control de cambios: Debe haber este proceso para evitar las modificaciones tardías que afecten el término del proyecto.
¿Qué hace el director o administrador de proyectos?
El rol del director o administrador de proyecto es altamente especializado que requiere una serie de conocimientos, habilidades como el liderazgo y experiencias previas.
Dicha posición tiene que ser ocupada por personas que cumplan requisitos de idoneidad, no se trata de tomar a cualquier persona para dirigir un proyecto.
¿Pero qué hace el administrador de proyectos?
Tiene la responsabilidad de que un proyecto desde su inicio, planificación, ejecución, control y cierre se lleve a cabo con éxito.
Debido a ello el administrador de proyectos debe tener la capacidad de desenvolverse en muchos campos de la organización como recursos humanos, finanzas, operaciones, marketing, sin necesidad de ser especialista en cada área.
Habilidades del administrador de proyectos
Algo hemos hablado de las habilidades que un gerente, director o gestor de proyectos debe de tener como habilidades organizativas, habilidades interpersonales y una gran capacidad de análisis.
Algunas de las habilidades específicas son:
- Comunicación
- Liderazgo
- Organización
- Capacidad para la solución de problemas
- Gestión de presupuestos
- Conocimientos y responsabilidad
En otros posts vamos a profundizar en temas específicos sobre la administración de proyectos como por ejemplo el PMO, ciclo de proyectos, etc.
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