Como en un vuelo de pasajeros de una aerolínea que antes de despegar se necesita observar una lista de verificación de seguridad y una ruta de vuelo determinada (plan de vuelo), así toda organización necesita de una dirección a la cual dirigirse.
La empresa debe asegurarse que cada aspecto funcione en el momento correcto y en la ruta trazada como se hace para que un avión procure mantenerse en vuelo y llegue a destino.
Por ello en este post te hablaré sobré qué es el plan operativo y algunos aspectos importantes que hay que conocer sobre este.
¿Qué es el plan operativo de una empresa?
El plan de operaciones es una parte crucial de las operaciones de cualquier empresa. Traduce los objetivos estratégicos en tácticas y procesos para llevar a cabo una actividad, que en este caso serían las actividades realizadas para llevar a cabo la propuesta de valor de la empresa durante un periodo de tiempo determinado.
El plan establece una línea de tiempo para la implementación de la estrategia de la empresa durante este período con los costos de funcionamiento previstos para cada elemento basado en estas proyecciones que luego se pueden utilizar para construir las cifras del presupuesto o justificar las necesidades.
Un plan operativo es un documento estratégico que describe toda la planificación relacionada con las operaciones y procesos diarios necesarios para el éxito de una empresa.
Incluye todas las actividades que realizan los distintos equipos o departamentos, como la contratación en recursos humanos o el marketing, para alcanzar sus metas y objetivos.
Este documento es de gran ayuda para sus esfuerzos, ya que describe todo, desde los niveles de personal hasta los presupuestos, en todos los aspectos de la gestión de una organización, de arriba abajo.
Objetivo del plan operativo
Un plan operativo bien definido es esencial para garantizar que cada directivo y empleado conozca sus responsabilidades específicas, así como la forma en que las ejecutará dentro de un calendario definido.
El plan también ayuda a evitar cambios de última hora que puedan afectar negativamente a la productividad y al rendimiento financiero de la empresa.
Por cuanto a las preguntas que debe responder un plan operativo son las siguientes:
- ¿Cuáles son las estrategias y tareas que deben completarse o lograrse?
- ¿Quiénes son los individuos responsables de esas tareas y estrategias?
- ¿Cuándo se debe completar cada estrategia?
- ¿Cuánto costará?
Diferencias del plan operativo y el plan estratégico
Un plan estratégico ayuda a su empresa a perfilar los objetivos a largo plazo y a cumplir la gran visión empresarial.
Los planes operativos, por otra parte, definen qué procesos deben completarse para alcanzar esos objetivos.
Un plan operativo apoya los esfuerzos de su plan estratégico y garantiza que todo el mundo ejecute sus tareas diarias de forma eficiente, de modo que las partes interesadas no pierdan ninguna oportunidad porque estos planes no se ejecuten de la forma más eficiente posible.
Ambos planes son ejecutables, lo que significa que el éxito también depende en gran medida de su ejecución: si uno no existe junto a otro, puede que no haya ningún resultado.
La creación de un plan justo después de la definición de la estrategia garantiza el éxito al dar a todos una idea de cómo su trabajo contribuirá a la consecución de los objetivos establecidos anteriormente.
Pasos para crear un plan operativo
Elaborar un plan operativo puede ser una tarea abrumadora. Los siguientes puntos de guía son algunos de los pasos importantes que te ayudarán a crear un plan funcional que permita la mejora del rendimiento y la eficiencia de la empresa:
- Plan estratégico: No puede esperar alcanzar sus objetivos si no tiene una idea clara de cuáles son esos objetivos. Crea primero tu plan estratégico. Es necesario un plan operativo para definir sus objetivos que han sido definidos en las estrategias.
- Centrarse en los objetivos esenciales: Un plan complejo con múltiples objetivos poco claros es más difícil que seguir sólo unos pocos pasos clave porque hay demasiadas cosas que se desconocen.
- Indicadores adelantados: Los indicadores rezagados sólo mostrarán que sus esfuerzos se están quedando cortos después de haber ejecutado las operaciones. Por el contrario, los indicadores adelantados incluyen medidas de predicción que evitarán que se produzcan errores en cualquier etapa de los procesos de toma de decisiones.
- Elegir los KPI correctos: Definir los KPIs adecuados para tu negocio es fundamental. No deberías desarrollarlos todos tú solo. En su lugar, involucre a todo el equipo en el proceso.
- La comunicación es clave: Todos en la empresa deben aprender y comprender qué métricas usan, por qué son importantes y cuáles son los roles de cada uno para trabajar hacia sus objetivos.
Conclusiones
En conclusión, el Plan Operativo es un documento que detalla las actividades diarias y las responsabilidades de los recursos para alcanzar los objetivos estratégicos de una organización.
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