¿Qué es el manual de descripción de puestos? Ejemplo

En esta entrada del blog, conoceremos qué es un manual de descripción de puestos, por qué es necesario, echaremos un vistazo a las descripciones de puestos en la administración de empresas y también te proporcionare un ejemplo con una plantilla básica para que redactes las descripciones para tu organización o para tu tarea.

¿Qué es un manual de descripción de puestos en la empresa?

Un manual de descripción de puestos de trabajo es un documento que contiene una descripción detallada de las funciones, responsabilidades, cualificaciones y aptitudes necesarias para un puesto de trabajo concreto.

Al crear un manual de descripción de puestos, es importante asegurarse de que sea claro, conciso y preciso. Debe adaptarse a la función específica, y debe actualizarse periódicamente para reflejar cualquier cambio en el puesto o en la empresa.

¿Para qué sirve el manual de descripción de puestos?

Proporciona a los empleados una comprensión clara de lo que se espera de ellos en su función.

Un manual de descripción del puesto bien redactado además de ser una herramienta valiosa que proporciona información sobre lo que hay que hacer también permite organizar sistemas como la selección, la formación y la compensación para garantizar su eficacia en toda la empresa.

Es esencial que las organizaciones dispongan de una documentación como ésta para evitar cualquier posible confusión o malentendido cuando los nuevos empleados se incorporen al equipo.

¿Quién prepara el manual de descripción de puestos?

Estos manuales suelen ser elaborados por los departamentos de recursos humanos y el titular del cargo (jefe, supervisor, gerente) a fin de describir los requisitos específicos de un puesto de trabajo.

Por tal razón son usados por los departamentos de recursos humanos o las agencias de contratación para los procesos de selección y contratación de personal.

Es responsabilidad del administrador de recursos humanos que el manual de descripción de puestos esté disponible en un formato claro y conciso. Esto ayudará a garantizar que las personas puedan acceder rápida y fácilmente a la información que necesitan cuando busquen nuevos puestos. 

Además, las descripciones de puestos deben actualizarse periódicamente para reflejar los cambios en las políticas y requisitos de la empresa de esta forma su busca garantizar que reflejan las responsabilidades, habilidades requeridos en las industrias actuales. 

Cómo crear un manual de descripción de puestos de trabajo que sea fácil de usar y eficaz

Al elaborar un manual de descripción de puestos, es importante centrarse en las habilidades y la experiencia necesarias para el puesto y no sólo en las funciones existentes. 

Esto garantiza que el puesto siga siendo relevante en el futuro y que los nuevos empleados comprendan claramente lo que se espera que hagan en el trabajo.

La mejor manera de elaborar el manual es reuniendo toda la información relacionada con el puesto de trabajo, ya sea de carácter influyente o no; esto permite a los profesionales del sistema de gestión de cualquier nivel acceder a la información necesaria para tomar decisiones sobre futuras contrataciones.

Pasos para elaborar el manual

Recopilación de la información esencial

Los métodos informales, como las entrevistas o la observación, pueden ser útiles a la hora de recopilar detalles sobre un trabajo, pero no siempre son suficientes. Los profesionales de RRHH deben basarse también en las pruebas documentales: la revisión de las descripciones de procesos anteriores funciona bien en este caso, ya que proporcionan claridad sobre lo que ha cambiado desde entonces, a la vez que revelan lo que puede ocurrir a continuación.

El manual debe estar en sintonía con la estrategia general de contratación de tu empresa.

Identificar los cargos

La descripción debe ser completa pero clara. Debe incluirse toda la información relevante, como el nombre del puesto; el departamento al que pertenece y qué cargo tiene el supervisor inmediato.

Este apartado debe contener todos los datos que permitan identificar el puesto dentro de la estructura de la empresa. Esto significa que debe incluirse información como la forma en que se identifica esta persona, para que alguien que lea estos datos sepa de quién está hablando cuando se habla de «El Controlador» o «El Director de Marketing».

Objetivo del puesto o cargo

Aquí debe indicarse el propósito del puesto. Las responsabilidades y la misión del puesto deben estar claras; por ejemplo, una persona que recibe solicitudes de facturación se clasificaría con funciones relacionadas con la generación de las mismas, así como con su revisión antes de aprobarlas.

La agrupación de actividades en una responsabilidad totalizadora nos dice algo más que lo que hacen cada día: nos dice lo que acabarán consiguiendo juntos a lo largo del tiempo.

Centrarse en las responsabilidades

Indicar cómo el resultado de la realización de una responsabilidad contribuye al éxito del proyecto.Las descripciones de los puestos deben incluir las responsabilidades, no las actividades, ya que éstas pueden cambiar en función de la tecnología o los procesos. 

Una descripción basada en actividades se quedaría obsoleta rápidamente y requeriría una actualización; en su lugar, utiliza elementos como estos para explicar lo que hace cada persona en detalle.

Competencias del cargo

Ten en cuenta que la educación y la experiencia del solicitante deben ser relevantes para los requisitos del puesto y deben demostrar que tienen los conocimientos, habilidades y/o capacidades específicas requeridas para tener éxito en este puesto. 

Especificaciones o requisitos del puesto

Los requisitos personales y las cualificaciones requeridas para un desempeño satisfactorio de las tareas: nivel de formación, experiencia, características personales, etc. Estos requisitos proceden directamente del análisis y la descripción del puesto; esta información se utiliza para crear tu perfil profesional.

¿Qué incluye el manual de descripción de cargos?

Ahora que ya conoces para qué sirve y los pasos que debes seguir para redactarlo, es hora de que te pongas manos a la obra. Recuerda que cada puesto de trabajo es diferente y requerirá información distinta, pero en general un manual bien redactado debe incluir la siguiente información:

Descripción e identificación del puesto

• Nombre del puesto
• Departamento a área a la que pertenece el cargo
• Puesto inmediato del que depende
• Puesto que dependen de él
• Finalidad/misión del puesto
• Síntesis del puesto (descripción general)
• Responsabilidades fundamentales

Condiciones del puesto

• Ambiente del puesto
• Relaciones del puesto
• Elementos de trabajo

Descripción de tareas

• Tareas

Especificaciones del puesto

• Conocimientos
• Habilidades
• Experiencias
• Condiciones físicas
• Actitudes
• Otros factores de valoración