¿Qué son los manuales de organización? Ejemplo descargable

En esta ocasión vamos hablar sobre los manuales de organización. Una herramientas indispensable para la administración de empresas y de cualquier tipo de organización en general.

¿Qué son los manuales de organización?

Estos manuales contienen información detallada sobre antecedentes, legislación, competencias, estructura organizativa, organigrama, mandato y funciones organizativas.

Si se ajusta a un área específica, incluye descripciones de puestos; opcionalmente puede presentar la lista de del directorio.

Importancia de los manuales de organización

Debido a que es un instrumento normativo es de mucha importancia en cuanto a la gestión institucional.

Por lo cual debe ser preparado con total diligencia a fin de que precise de forma clara y precisa la finalidad, funciones, atribuciones, responsabilidades de cada uno de los diferentes puestos o cargos de trabajo.

¿Cuáles son las partes de un manual de organización?

Los elementos esenciales de un manual de organización son los siguientes:

Identificación: este apartado se subdivide en datos informacionales del manual que se detallan a continuación.

• Nombre oficial de la empresa
• Logotipo de la organización
• Título del Manual
• Lugar y fecha de elaboración
• Número de edición
• Unidad responsable de elaboración
• Cantidad de ejemplares impresos

Índice: Se clasifica por capítulos o secciones que constituyen el cuerpo principal del manual.

Introducción: se utiliza para introducir o preparar el desarrollo.

Objetivo del manual: Anotar los hechos y la lógica.

Contexto histórico: Circunstancias previas al asunto, que no lleven a comprender o valorar los hechos posteriores, el porqué de las cosas.

Marco legal: conjunto de reglas, leyes, regulaciones y acuerdos que una empresa u organismo debe cumplir.

Lineamientos: Indica los límites dentro de los cuales se deben desarrollar las actividades.

Atribuciones: Poderes que se pueden ejercer.

Misión y visión: La actividad por la que la organización está comprometida y la imagen que queremos dar de la empresa.

Funciones: Esta instrucción define las tareas esenciales para cada una de las unidades administrativas de la estructura organizacional, las cuales son necesarias para el cumplimiento de las tareas de la organización.

Descripciones de puestos: Esta sección debe contener: identificación de puestos, relaciones de autoridad, roles, responsabilidades o funciones generales y específicos, relaciones de comunicación con otras unidades y puestos dentro de la organización y descripciones de puestos basadas en el conocimiento.

Estructura orgánica: forma sistemática de cómo está integrada una organización.

Organigrama: Es la representación gráfica de la estructura de una empresa o una institución.

Glosario de términos: Catálogo de palabras de una misma disciplina.

¿Cuál es la metodología para la elaboración del manuales de organización?

Lo primero que debemos hacer es recabar la información, planear, luego preparar el manual, después ejecutar, codificar y después viene el despliegue de los manuales.

Fuentes de información

Para la preparación del manual de organización hay que contar con un método para recabar la información y la investigación descriptiva es una de las metodologías más adecuada para este caso.

Acá te detallo las fuentes de información:

• Cuestionario y entrevista a los funcionarios o responsables a nivel de gerencia de la organización a fin de:
  • Analizar el nivel de jerarquías de la organización.
  • Investigar la situación actual de la empresa en el mercado.
  • Conocer la opinión de los mandos con respecto a la misión, visión, objetivos y valores.
• Fuentes secundarias:
  • Revisión bibliográfica: libros sobre gestión de recursos humanos.
  • Documentos de la empresa: información interna de la organización.
  • Leyes, reglamentos y otros: Información sobre legislación relacionada a las actividades de la empresa y otros trabajos como tesis relacionadas al tema de manuales organizacionales.
• Observación directa para conocer e identificar cada puesto en términos de sus funciones, responsabilidades y demás aspectos en la descripción de puestos.

Planeación del manual

Se definen cada uno de los pasos para planear la confección de manual. Entre los factores a tomar en cuenta están:

• Ubicar cada puesto en un organigrama.
• Determinar los nombres de puestos y los ocupantes de acuerdo con información de recursos humanos.
• Estipular los plazos y momentos de revisión del manual.

Preparación del manual

• Se comunica que se va a desarrollar la actividad de preparación del manual de la organización para que se cree el ambiente de trabajo adecuado en cuanto a la disponibilidad de tiempo y colaboración de todos los colaboradores.

Ejecución

• Se recolecta toda la información.
• Se preparan los borradores y se revisan con las áreas responsables para contar con su aprobación.
• Posteriormente, se elabora otro borrador con lo revisado con cada área para enviar a análisis y revisión de los niveles superiores y contar con su aprobación o ratificación.
• Una vez revisado y aprobado se trabaja en la confección final del manual.

Codificación

• Para identificar y ordenar la información se debe diferenciar por medio de codificación los puestos. Esta actividad debe realizarse junto con el área de Recursos Humanos para facilitar una mejor codificación de los procesos y funciones.
• Por ejemplo: el puesto de Gerente General puede tener el código GRAL-001 y el área operativa el código OPE-001

Ejemplo de manual de organización

El ejemplo acá dispuesto para descarga ha sido tomado de una tesis para obtener el título de Licenciado en Administración Industrial que lleva por título “Propuesta de un sistema administrativo para la Mueblería Sagitario” presentada por Cristy Pérez Sánchez y de Guadalupe Aguirre del Instituto Politécnico Nacional de la Ciudad de México, año 2009.

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