En este post vamos a conocer qué es y cómo hacer el diagrama de Gantt que es de mucha utilidad al llevar la administración de proyectos o cualquier otro tipo de actividad que necesite planificar y controlar actividades.
¿Qué es el diagrama de Gantt?
El diagrama de Gantt es una herramienta visual muy sencilla que se usa para planificar tareas a lo largo de un período determinado de tiempo.
Por ser una herramienta de fácil y de mostrar las acciones a realizar, su uso permite dar seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas de los proyectos que se realizan.
Antecedentes del diagrama de Gantt
Antes del gráfico de Gantt existía una herramienta llamada harmonograma que fue diseñado por el ingeniero polaco Karol Adamiecki allá por 1890.
Este harmonograma viene a ser como la versión temprana del diagrama que usamos hoy en día.
En 1910 Herny Gantt, ingeniero estadounidense, modernizo el diagrama de Adamiecki dando como resultado el diagrama que ahora lleva su nombre.
¿Cuáles son las partes del diagrama de Gantt?
Un diagrama de Gantt se compone de varios elementos.
Revisaremos 8 componentes clave que puede contener un diagrama de Gantt. Dependerá de las necesidades de cada empresa o encargado de planificación cuantos componentes incluir.
Sin embargo, se trata de simplificar su uso para volver una tarea difícil su administración y lectura.
Los componentes son:
Lista de tareas: se ejecuta verticalmente a la izquierda del diagrama de Gantt para describir el trabajo del proyecto y puede organizarse en grupos y subgrupos.
Línea de tiempo: se ejecuta horizontalmente en la parte superior del diagrama de Gantt y muestra meses, semanas, días y años.
Fecha: una línea vertical que resalta la fecha actual en el diagrama de Gantt.
Barras: marcadores horizontales en el lado derecho del diagrama de Gantt que representan tareas y muestran el progreso, la duración y las fechas de inicio y finalización.
Hitos (milestones): diamantes amarillos que mencionan eventos importantes, fechas, decisiones y entregables.
Dependencias: líneas grises claras que conectan las tareas que deben ocurrir en un cierto orden.
Progreso: muestra qué tan avanzado está el trabajo y puede estar indicado por % completado y / o sombreado de barra.
Recurso asignado: indica la persona o equipo responsable de completar una tarea.
Beneficios y desventajas de usar los gráficos de Gantt
Uno de los grande beneficios de usar esta herramienta es tener un panorama completo de la acción en el proyecto al que se le da seguimiento.
Esencialmente este gráfico nos da los siguientes beneficios:
- Establecer el cronograma inicial del proyecto
- Asignar recursos
- Monitoreo e informar el progreso
- Controlar y comunicar el tiempo de las tareas
- Mostrar hitos
- Identificar e informar problemas
Asimismo, los diagramas de Gantt no son perfectos. Con mucha frecuencia estos pueden volverse complejos si el líder o gerente de proyecto cae en trampa de incluir demasiadas actividades y dependencias.
Lo mejor es crear un plan que sea claro y simple que muestre las principales actividades que un gráfico con tanto detalle que en lugar de orientar haga que quienes lo usen se confundan.
Ello no significa que no pueda usarse para grandes proyectos como la construcción de una presa o enviar una misión tripulada a Marte. Sin embargo, hay que saber cómo y cuándo usarlo.
¿Cómo hacer el diagrama de Gantt?
El líder o gerente de proyectos debe llevar a cabo estas actividades para hacer este gráfico:
- Conocer todas las tareas individuales que son requeridas para completar el proyecto.
- Dividir las actividades en componentes manejables.
- Identificar las relaciones entre tareas y decidir la secuencia de fecha de finalización de cada tarea estableciendo un tiempo realista.
- Decidir quién será el responsable de cada tarea y delegar al equipo.
- Hacer una estimación de cuánto tiempo tomará cada tarea y qué tareas dependen de otras.
- Determinar y asignar los recursos,
- Anticipar riesgos y problemas que puedan surgir y crear un plan de contingencia ante posibles dificultades.
Ahora bien, yendo a la parte práctica el diagrama lo puedes preparar en un Excel. Acá te dejare un enlace para que te descargues un formato.
Te dejo este video que muestra cómo hacer tu propio diagrama en una hoja de Excel por si te animas a personalizarlo de acuerdo con tus necesidades.
Conclusiones
El uso de un diagrama de Gantt es útil para determinar plazos de un proyecto, pero también para comprender cómo se van a destinar los recursos.
El gráfico nos permite evaluar por separado cada parte de proyecto hasta evaluar el proyecto en general.
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